Chia sẻ nội bộ “Kỹ năng điều hành cuộc họp”

Các cuộc họp là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của các tổ chức, cuộc họp là nơi trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề cần xử lý. Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành cuộc họp của mình. Ngày 11/7/2020, Công ty Cổ phần Thịnh Vượng TVT đã tổ chức buổi chia sẻ nội bộ “Kỹ năng điều hành cuộc họp” dưới sự chủ trì của anh Đoàn Văn Hoàng – Trưởng phòng KDXD tại trụ sở Văn phòng Công ty.

Anh Đoàn Văn Hoàng – Trưởng phòng KDXD – Chủ trì buổi chia sẻ.

Tham gia buổi chia sẻ có gần 30 CBNV từ các phòng ban/đơn vị trong toàn Công ty. Bằng kinh nghiệm và góc nhìn của mình, anh Đoàn Văn Hoàng đã chia sẻ đến các CBNV những nội dung chính sau:

  • Mục tiêu của 1 cuộc họp
  • Các thành phần cấu thành 1 cuộc họp
  • Các vấn đề phát sinh trong 1 cuộc họp và giải pháp xử lý
  • Phương pháp điều hành cuộc họp với 6 chiếc mũ tư duy

Với các dụng cụ trực quan cùng những chia sẻ của anh Hoàng, CBNV đã được tiếp cận gần hơn với 1 phương pháp điều hành cuộc họp mới – 6 chiếc mũ tư duy. Phương pháp tư duy “Sáu chiếc mũ” cho phép chúng ta đơn giản hóa lối tư duy, mọi người chỉ xem xét một khía cạnh tại một thời điểm, nhờ đó đưa tư duy của mọi người cùng hướng về một phía, tránh sự tranh cãi và hao phí sức lực của nhau trong 1 cuộc họp. Đây là một phương pháp đơn giản mà đem lại hiệu quả to lớn: không những tìm được cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất trong một thời gian ngắn, mà còn không ảnh hưởng đến cái tôi của mỗi người.

Công cụ trực quan “6 chiếc mũ tư duy”

Tham dự buổi chia sẻ, Chủ tịch HĐQT – Triệu Văn Trung và Tổng giám đốc Trần Mạnh Hùng đã đánh giá cao sự chuẩn bị chu đáo của  anh Đoàn Văn Hoàng cũng như không khí của buổi chia sẻ – với sự tập trung cao, lắng nghe tiếp thu của các CBNV tham dự. Bên cạnh đó, bằng kinh nghiệm thực tiễn của bản thân Chủ tịch HĐQT – Triệu Văn Trung và Tổng giám đốc – Trần Mạnh Hùng đã đưa ra những góp ý rất bổ ích đối với các nội dung chia sẻ của anh Đoàn Văn Hoàng và cùng chia sẻ thêm 1 số nội dung liên quan đến điều hành cuộc họp.

Chủ tịch HĐQT – Triệu Văn Trung góp ý cho anh Hoàng nên lôi kéo thêm sự tham gia của mọi người trong quá trình chia sẻ, bên cạnh đó cũng chỉ ra vấn đề đang tồn tại hiện nay trong doanh nghiệp là “Tại sao các buổi họp không đạt được hiệu quả”: Thứ nhất do khâu chuẩn bị của các thành viên tham gia, đây là 1 yếu tố vô cùng quan trọng. Từ đó phân tích và khẳng định các thành viên tham gia buổi họp cần phải chuẩn bị thật tốt các thông tin trước khi tiến hành 1 cuộc họp; Thứ hai là việc triển khai thực hiện các kết luận sau 1 buổi họp.
Tổng giám đốc Trần Mạnh Hùng đưa ra 1 số thực trạng cần giải quyết hiện nay: đầu tiên là yếu tố tâm lý – CBNV không được ngại họp; thứ 2 là mỗi CBNV cần xác lập đúng trách nhiệm, vai trò của mình trong vấn đề cần giải quyết (trách nhiệm chính? chủ trì? liên quan ?…) do chúng ta không làm 1 mình mà chúng ta là 1 tập thể các cá nhân, phòng ban, đơn vị. Vì vậy đối với mỗi vấn đề cần giải quyết trong một cuộc họp đó là vấn đề của tập thể chứ không chỉ riêng của 1 cá nhân nào.

Ngoài ra, ông Ninh Trọng Trường – Đội trưởng đội thi công số 7 và bà Nguyễn Thị Thanh Nga – Kế toán trưởng cũng có những chia sẻ và góp ý cùng anh Đoàn Văn Hoàng.

Buổi chia sẻ “Kỹ năng điều hành cuộc họp” là một trong những nội dung chia sẻ rất  cần thiết, kịp thời và hữu ích để giúp CBNV hiểu rõ hơn về mục tiêu cũng như trình tự các bước của 1 cuộc họp và được tiếp cận với một phương pháp mới trong điều hành cuộc họp – phương pháp 6 chiếc mũ tư duy.

Kết thúc buổi chia sẻ, thay cho lời cảm ơn của CBNV tham dự – TGĐ Trần Mạnh Hùng thân tặng anh Đoàn Văn Hoàng một món quà nhỏ: Chúc anh sức khỏe, thành công.

Bên cạnh đó, anh Vũ Thành Trung – Bí thư Đoàn thanh niên cũng gửi tặng đến anh Hoàng một món quà nhỏ của Đoàn thanh niên TVT. Hi vọng anh sẽ giữ vững nhiệt huyết và có thêm nhiều buổi chia sẻ những nội dung hữu ích khác đến CBNV Công ty.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *